Tech Company: Custom HRIS untuk Employee Self-Service yang Lebih Terintegrasi

Perusahaan ini merupakan perusahaan berbasis Software as a Service atau SaaS yang memiliki lingkungan kerja dinamis dengan kebutuhan operasional karyawan yang terus berkembang. Aktivitas kerja dilakukan melalui berbagai skema, mulai dari bekerja di kantor, secara hybrid, hingga dari lokasi kerja lainnya.

Dengan kebutuhan administrasi karyawan yang semakin beragam, perusahaan membutuhkan sistem yang dapat membantu mengelola presensi, jadwal kerja, cuti, reimbursement, kasbon, hingga slip gaji secara lebih praktis dan terpusat. Sistem tersebut juga perlu memberikan akses mandiri kepada karyawan agar berbagai kebutuhan administratif dapat dilakukan melalui satu aplikasi yang mudah digunakan.

Administrasi Karyawan yang Semakin Kompleks

Dalam lingkungan kerja yang fleksibel, proses administrasi karyawan tidak hanya dilakukan dari satu lokasi. Perusahaan perlu memastikan bahwa aktivitas Check-In dan Check-Out dapat diverifikasi secara akurat, termasuk ketika karyawan bekerja secara hybrid atau dari lokasi yang telah ditentukan.

Selain presensi, karyawan juga membutuhkan akses terhadap informasi jadwal kerja, sisa cuti, status pengajuan reimbursement, saldo uang muka atau kasbon, serta dokumen penggajian. Jika seluruh proses tersebut dikelola melalui sistem atau kanal yang berbeda, karyawan harus berpindah-pindah platform untuk menyelesaikan kebutuhan administrasinya.

Di sisi lain, tim HR perlu menangani berbagai permintaan secara manual, mulai dari memeriksa lokasi presensi, memberikan informasi saldo cuti, memantau dokumen reimbursement, hingga mendistribusikan slip gaji kepada setiap karyawan.

Tantangan utamanya adalah bagaimana menyediakan sistem Employee Self-Service yang mampu menghubungkan seluruh kebutuhan administrasi karyawan dalam satu aplikasi. Sistem tersebut harus mudah digunakan, transparan, serta dapat disesuaikan dengan kebijakan dan alur kerja internal perusahaan.

Solusi ERP dari majoo

Dengan ERP Solution, majoo membantu perusahaan merancang aplikasi mobile Custom HRIS yang mengintegrasikan berbagai kebutuhan Employee Self-Service dalam satu sistem terpusat.

Melalui solusi ini, majoo membantu perusahaan untuk:

• Memfasilitasi proses Check-In dan Check-Out dengan verifikasi lokasi berbasis koordinat latitude dan longitude
• Menampilkan lokasi presensi melalui peta terintegrasi untuk membantu perusahaan memverifikasi lokasi kerja karyawan
• Memberikan akses real-time terhadap status dan riwayat kehadiran
• Memfasilitasi pengajuan shift dan perubahan jadwal kerja sesuai kebutuhan operasional
• Menampilkan sisa kuota cuti berdasarkan kategori cuti yang disesuaikan dengan kebijakan perusahaan
• Memungkinkan karyawan mengajukan cuti secara digital dan memantau status persetujuannya
• Menampilkan informasi hari libur nasional yang akan datang
• Mengelola pengajuan reimbursement beserta status Pending, Approved, dan Rejected
• Memungkinkan karyawan mengunggah bukti pembayaran langsung melalui aplikasi
• Menampilkan informasi pengajuan dan saldo uang muka atau kasbon karyawan secara transparan
• Memberikan akses mandiri terhadap slip gaji berdasarkan periode penggajian
• Menghubungkan seluruh kebutuhan administrasi karyawan melalui satu antarmuka dan navigasi terpusat

Dengan begitu, karyawan tidak perlu lagi menggunakan berbagai kanal untuk melakukan presensi, mengajukan cuti, mengirimkan reimbursement, memantau kasbon, atau memperoleh slip gaji. Seluruh kebutuhan tersebut dapat diakses secara mandiri melalui satu aplikasi mobile.

Pengelolaan SDM Lebih Transparan dan Efisien

Melalui aplikasi mobile Custom HRIS, perusahaan berhasil menyederhanakan berbagai proses administrasi karyawan yang sebelumnya tersebar menjadi satu alur Employee Self-Service yang lebih terintegrasi.

Karyawan dapat memantau kehadiran, jadwal kerja, saldo cuti, pengajuan reimbursement, kasbon, hingga dokumen penggajian secara langsung melalui smartphone. Setiap proses pengajuan juga dapat dipantau dengan lebih transparan tanpa harus menunggu informasi manual dari tim HR.

Bagi tim HR, solusi ini membantu mengurangi pekerjaan administratif yang berulang dan mempermudah pemantauan berbagai kebutuhan karyawan dalam satu sistem. Proses verifikasi presensi, pemeriksaan pengajuan, serta distribusi dokumen kepegawaian juga dapat dilakukan secara lebih rapi dan efisien.

Sementara bagi perusahaan, sistem HRIS terpusat memberikan visibilitas yang lebih jelas terhadap aktivitas administrasi karyawan sekaligus mendukung penerapan sistem kerja yang lebih fleksibel.

Dengan ERP Solution dari majoo, perusahaan memiliki aplikasi Custom HRIS yang terintegrasi, transparan, dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan operasional serta perkembangan organisasi.